Jako właściciele mieszkania mamy możliwość wyboru zarządu odpowiedzialnego za sprawy wspólnoty. Zdarza się jednak, że taka współpraca z czasem przestaje się układać. Brak transparentności w finansach, opieszałość w przeprowadzaniu remontów czy utrudniony kontakt to sygnały, że potrzebna jest zmiana. Powstaje jednak pytanie, jak dokonać jej zgodnie z przepisami prawa? W artykule wyjaśniamy, jak odwołać zarząd wspólnoty mieszkaniowej, który został powierzony zewnętrznej firmie.
Zarząd wspólnoty, zarządca powierzony i administrator — czym się różnią?
W praktyce właściciele lokali często mówią: „chcemy odwołać zarząd”, choć w rzeczywistości mają na myśli zewnętrzną firmę zarządzającą budynkiem. Warto uporządkować pojęcia, ponieważ od tego zależy prawidłowa procedura.
Zarząd wspólnoty to jednoosobowy albo kilkuosobowy organ wybierany przez właścicieli lokali. Członkiem zarządu może być tylko osoba fizyczna — właściciel lokalu albo osoba spoza grona właścicieli. Taki zarząd można odwołać uchwałą właścicieli.
Zarząd powierzony oznacza sytuację, w której właściciele powierzyli zarządzanie nieruchomością wspólną osobie fizycznej albo prawnej, najczęściej profesjonalnej firmie zarządzającej. W języku potocznym taka firma bywa nazywana „zarządem”, ale prawnie częściej mówimy o zarządcy, któremu powierzono zarząd.
Administrator pełni inną rolę niż zarządca wspólnoty mieszkaniowej. Administrator pełni funkcję pomocniczą i czysto techniczną, wykonuje czynności zlecone przez zarząd albo zarządcę. Nie podejmuje jednak strategicznych decyzji dotyczących nieruchomości i nie zastępuje zarządcy powierzonego ani zarządu wspólnoty.
Dlatego przed przygotowaniem uchwały trzeba sprawdzić, jaki model zarządzania obowiązuje w konkretnej wspólnocie
Jak zmienić zarząd wspólnoty mieszkaniowej?
Jeżeli sposób zarządzania budynkiem nie spełnia oczekiwań mieszkańców, pierwszym krokiem nie powinno być samo zbieranie podpisów „za odwołaniem”, lecz przygotowanie prawidłowego projektu uchwały. To właśnie uchwała właścicieli lokali jest podstawą do zmiany zarządcy, odwołania zarządu albo zmiany sposobu zarządzania nieruchomością wspólną. Projekt uchwały powinien jasno wskazywać, czego dotyczy decyzja, kogo wspólnota chce odwołać, od kiedy zmiana ma obowiązywać oraz kto ma przejąć dalsze prowadzenie spraw wspólnoty.
Dopiero po przygotowaniu projektu uchwały właściciele przechodzą do głosowania. Może ono odbyć się na zebraniu, w drodze indywidualnego zbierania głosów albo w trybie mieszanym. Szczegółowo wyjaśniamy to w osobnym artykule: podejmowanie uchwał we wspólnocie mieszkaniowej. Warto zapoznać się z tym tekstem, ponieważ zrozumienie procedury podejmowania uchwały pomaga uniknąć błędów formalnych, które później mogą stać się podstawą do kwestionowania decyzji wspólnoty.
W sprawach dotyczących zmiany zarządcy powierzonego praktycznym rozwiązaniem jest najczęściej zwołanie zebrania z inicjatywy właścicieli. Dotychczasowy zarządca rzadko jest zainteresowany aktywnym organizowaniem procedury, która może prowadzić do zakończenia współpracy z nim. Dlatego właściciele posiadający co najmniej 1/10 udziałów w nieruchomości wspólnej mogą złożyć wniosek o zwołanie zebrania, wskazując w nim proponowany porządek obrad oraz załączając projekt uchwały.
Wzór wniosku o odwołanie zarządu wspólnoty mieszkaniowej
Nie istnieje jeden wzór wniosku o odwołanie zarządu wspólnoty mieszkaniowej, ale można wyróżnić kilka elementów, z których niewątpliwie powinien się składać. Przede wszystkim w piśmie tym należy precyzyjnie sformułować żądanie zwołania zebrania oraz wskazać proponowany porządek obrad, w którym centralnym punktem będzie głosowanie nad zmianą zarządu. Warto również od razu przedstawić alternatywę, czyli propozycję nowych kandydatów, którzy mogą zasiąść w nowym składzie. W ramach uzasadnienia wniosku dobrze jest też przedstawić konkretne zarzuty wobec dotychczasowego zarządu, przy czym trzeba pamiętać, aby ta część wniosku nie przyjmowała formy emocjonalnych skarg, lecz opierała się na
twardych faktach.
Zwołanie zebrania
Pamiętajmy, że prawidłowe odwołanie zarządu wspólnoty mieszkaniowej wymaga zachowania rygorów formalnych. Po zebraniu podpisów od wymaganej grupy 10% udziałowców należy więc zwołać zebranie, ale wcześniej – z co najmniej 7-dniowym wyprzedzeniem, trzeba powiadomić o nim pisemnie wszystkich właścicieli. W takim zaproszeniu muszą znaleźć się
kluczowe informacje, takie jak data, godzina, miejsce spotkania oraz proponowany porządek obrad.
Kiedy następuje odwołanie zarządu wspólnoty mieszkaniowej?
Samo zwołanie zebrania to połowa sukcesu, ale równie ważne jest uzyskanie odpowiedniej liczby głosów. Zgodnie z ustawą, odwołanie zarządu wspólnoty mieszkaniowej następuje bowiem w momencie, gdy za uchwałą opowie się większość właścicieli, licząc według ich udziałów w nieruchomości wspólnej. Oznacza to, że głosy właścicieli większych mieszkań mają
proporcjonalnie większą wagę. Istnieje jednak wyjątek od tej reguły, jeśli suma udziałów nie równa się jeden lub jeden właściciel posiada większość udziałów, można wprowadzić system „jeden właściciel – jeden głos” na wniosek grupy posiadającej 20% udziałów. To istotne ułatwienie w sytuacjach, gdy np. deweloper wciąż posiada wiele niesprzedanych lokali.
Odwołanie zarządu wspólnoty mieszkaniowej – wzór uchwały
Trzeba także pamiętać o formalnościach związanych z głosowaniem w sprawie o odwołanie zarządu wspólnoty mieszkaniowej. Wzór uchwały, który byłby jedynym formalnie dopuszczalnym dokumentem, również tutaj nie istnieje. Wymaga się jednak, aby była ona przygotowana profesjonalnie, ponieważ stanowi podstawę prawną do zmian w księdze wieczystej i banku. W treści uchwały należy jasno określić, kogo odwołujemy, np. czy jest to cała firma zarządzająca czy jedynie odwołanie członka zarządu wspólnoty mieszkaniowej).
Pamiętajmy, że wstępny projekt uchwały powinien być załącznikiem do zawiadomienia o
zebraniu, tak aby każdy mieszkaniec mógł się z nim zapoznać jeszcze przed oddaniem głosu. Taka transparentność minimalizuje ryzyko późniejszego zaskarżenia decyzji do sądu i daje jasny sygnał, że właściciele lokali działają w sposób zorganizowany i zdecydowany.
Zmiana w akcie notarialnym
W przypadku zarządu powierzonego, sprawa ma jeszcze dodatkowy niuans prawny. Często bowiem zmiana zarządu wspólnoty mieszkaniowej nie zmienia sposobu zarządzania nieruchomością, bo wciąż kontynuowana jest forma zarządu powierzonego, ale zmienia się podmiot zarządcy, czyli wybrana zostaje inna firma zarządzająca. Zmiana podmiotu wpisanego do księgi wieczystej w dziale III wymaga protokołu notarialnego. Oznacza to, że na zebraniu, na którym planowane jest odwołanie zarządu wspólnoty mieszkaniowej, musi być obecny notariusz, bo bez tego wpisanie nowego zarządcy do księgi wieczystej mogłoby okazać się niemożliwe.
Podsumowując, zmiana zarządu wspólnoty mieszkaniowej jest jak najbardziej możliwa w każdym momencie, choć proces ten wymaga od mieszkańców determinacji i działania zgodnie z procedurami. Zanim jednak zapadnie decyzja o tak radykalnym kroku, zawsze w pierwszej kolejności warto podjąć próbę rozmowy i wypracowania porozumienia z obecnym zarządem.
